社内文書を電子化する「ペーパーレス化」が広がり、取り組む企業が急増しています。
特に、テレワークを実施する為に情報の電子化は必要不可欠であり、急速に電子化は加速しています。
この動きを受け、2022年1月には「電子帳簿保存法」が改正され情報を電子保存することに関するルールが緩和されるなど、政府もペーパーレス化を支援していることから、ますます活発化することが予想されます。
そこで当記事では、ペーパーレス化に前向きな方に向けて、「ペーパーレス化するメリット」や「ペーパーレス化を始めるにあたっての進め方」、「オススメのツール」をご紹介していきます！
目次
ペーパーレス化とは？
ペーパーレス化とは、「紙ベースの資料を電子化して保管・活用すること」を指します。
ペーパレス化と表記されることもあり、ペーパー(紙)をなくしていく動きをペーパーレス化と言います。
紙ベースの情報を電子化することで、業務改善やコスト削減、利便性の向上といった効果があります。
ペーパーレス化の目的
「紙をなくすこと」そのものが目的ではなく、それにより管理を楽にすることや共有しやすくすることを目的としています。
そのため、必ずしも全ての資料をペーパーレス化する必要はなく、紙とデータと上手く活用していくことが大切です。
業務改善やコスト削減を目的にペーパーレス化を促進する会社が増えており、「電子帳簿保存法」や「e-文書法」といったルールを策定することで政府も電子化を支援しています。
特に企業がペーパーレス化すると便利な書類は以下が挙げられます。
- ビジネス文書
- 請求書
- 掲示物
- 会議資料
- パンフレットやカタログ、販促物
社内で共有する資料（会議資料や掲示物）は、電子化することで即時にデータ共有が可能になります。
印刷・配布の手間を省けるため業務効率がスムーズとなり、紛失のリスクも抑えられます。
資料を電子化することでテレワークやオンラインミーティングにも対応できることから、顧客への資料提供や契約書のやりとりもデータベースで交わされることが増えました。
ペーパーレス化の必要性と課題
ペーパーレス化には、まだまだ課題も多いのが現状。
新型コロナウイルスの影響でテレワークが一気に普及しましたが、企業が電子化に対応しきれず出社せざるを得ない状況の方も多数いらっしゃいます。
これからの自由の働き方を実現する為にもペーパーレス化はすぐに取り組むべき重要な課題の１つです。
また、環境保全の観点からもペーパーレス化は重要な役割を担っています。
ペーパーレス化を促進することで、紙を生産するための「森林伐採」や紙を廃棄することで発生する「二酸化炭素」を減らすことに繋がり、地球温暖化などの環境問題にも良い影響を与えるからです。
しかしながら、2021年1月に公表された「ペーパーレス化に伴う2021年度予算に関する意識調査」の結果によると、約2割の企業が「ペーパーレスの推進をあまり行っていない」「一切行っていない」と回答しています。
その原因として、「コスト面の負担」や「ITリテラシー」が考えられます。
電子化する為のツール導入コストや、それを社員が使いこなせるかどうかといった課題があるためです。
とはいえ、長期的に見ればメリットの方が大きいことは明白であり、将来を見据えると少しでも早く取り組むべきだと言えます。
ペーパーレス化のメリット
ペーパーレス化を行うメリットは、大きく下記５点あります！
①業務効率化・生産性向上
②コスト削減
③セキュリティーの強化
④多様な働き方に対応
⑤企業イメージの向上
１つ１つ詳しくご紹介していきます。
業務効率化・生産性の向上
- 見たい資料がすぐに見つかる（検索性の向上）
- パソコンやスマートフォンがあれば時間場所を問わずいつでも閲覧できる（携帯性の向上）
- 印刷の手間が省ける
- 営業先に持っていく資料が減らせる
- 資料の共有がスムーズ
- 承認や稟議申請がスムーズ
紙ベースで文書を管理する場合、種類ごとに分類して、保管場所へと収納する手間がかかります。
また、保管された大量の書類のなかから、必要な文書を探し出すのは非常に大変です。
しかし、電子化することで情報を検索でき見たい情報にすぐアクセスすることが出来ます。
また、パソコン1台で管理・閲覧できるので、会議前に資料を印刷・配布する手間が省けます。
商談前に必要な資料を集める作業も不要。
オンライン上で契約を交わせたり、請求書を送ることもできるので、印鑑業務や郵送作業なく契約を進めることが出来ます。
コスト削減
- 用紙代
- 印刷代・インク代
- 印刷機器のメンテナンス費用
- 資料の郵送費用
- 運搬費用
- 文書廃棄費用（シュレッダー、廃棄業者の費用など）
紙の文書を電子化することによって、上記のようなコストを軽減することができます。
同時に、業務効率化による人的コスト・時間的コストも削減できるので、大幅なコストカットが期待できます。
セキュリティの強化
電子化された資料は、個別にパスワードを設定したり、アクセス権限を設定することが出来ます。
そのため情報漏洩のリスクを最小限におさえられ、紛失や改ざんのリスクも軽減できます。
文書データ劣化の心配もいらず、バックアップを取っておけば、万が一パソコンが故障しても回復修正できるので安心。
紙ベースでの管理に比べてセキュリティーが高く、情報漏洩・紛失・改ざんのリスクを抑えられるという安心感があるのも、ペーパーレス化のメリットの1つです。
多様な働き方に対応
ペーパーレス化を推進することで、テレワークやリモートワークへの移行もスムーズです。
情報が電子化されていなければ、資料を作成・閲覧する為に出社しなければならなかったり、捺印のために会社に行くなんてことも起こります。
しかし、ペーパーレス化されていれば、どこでも資料を作成・編集でき保管も可能。
遠隔にいるスタッフとも情報共有がスムーズで、時間や場所にとらわれることなく働けます。
これからの多様な働き方に対応する上で、ペーパーレス化の取り組みは必須と言えるでしょう。
企業イメージの向上
「ペーパーレス化に取り組んでいる」ということが企業イメージの向上に繋がります。
ペーパーレス化の推進を通じて、環境問題やサステナビリティへの取り組みをアピール出来るからです。
また、ペーパーレス化をすることで柔軟な働き方が実現し採用広報においてもプラスに作用します。
紙ベースが主流の職場よりも、デジタル化が進んだ最先端な会社の方が魅力に感じる人が多いからです。
このように、ペーパーレス化に取り組んでいるという姿勢そのものが企業のアピールポイントの１つとなります。
ペーパーレス化の推進方法
ペーパーレス化の必要性について理解を深める
ペーパーレス化は、単なるコスト削減ではなく業務を効率化して会社の競争力を強化するための手段です。
そのことを、まずは経営層が理解し社内に呼び掛けていくことが大切です。
ペーパーレス化の目的や必要性、現状の課題、費用対効果などを把握し、どのようにペーパーレス化を進めていくのか計画を立てましょう。
経営層がしっかりと先陣を切ってリードしていくことが、ペーパーレス化への第一歩です。
社員への理解促進・周知活動
そして、従業員の仕事への影響や享受できるメリットを洗い出し、それぞれに周知活動を行います。
必要に応じてデジタルツールの使い方をレクチャーすることもあるかもしれません。
全社的にペーパーレス化を目指すなら、従業員の理解・協力は要不可欠なので、そこはしっかりと取り組みましょう◎
ペーパーレス化の必要性を伝えるとともに、目的を共有しみんなで業務効率化を目指します。
リーダーを立ててスケジュールを組むと、ペーパーレス化を計画的に進めることが出来るのでオススメです。
ペーパーレス化をする順番や優先順位を立てる
いきなり全ての紙書類をペーパーレス化するのは大変なので、優先順位を立てましょう。
まずは部分的に導入し、そのあと段階的にペーパーレス化を進めるのがオススメです。
業務への影響が少なく取り組みやすいところや、紙ベースであることの課題が顕在化している業務を優先します。
徐々に、請求書や契約書などもオンライン化し、顧客や社員の協力を呼びかけましょう。
ステップを踏んで、段階的にペーパーレス化していくと混乱が少なくスムーズに移行できます。
ペーパーレス化のツール紹介
トレマッセCLOUDなら会社内のあらゆる書類をペーパーレス化し、社内で共有できるだけでなく、雇用契約や電子契約までを全て一括で管理できます！
就業規則や契約書、見積書、会議の資料など社内で共有したい書類を簡単に保存でき、即時に他のアカウントへ共有されるので、すぐに社員が閲覧・ダウロードいただけます。
また、このように稟議申請を行うこともでき、交通費の申請や稟議・企画書の提出にもお使いいただけます！
誰でチェックが止まっているのかを一覧で確認できるので、承認作業がスムーズに。
また、自分宛に来ている承認書類もまとめて確認することが出来ます◎
ペーパレス化だけでなく、当サービスは採用業務全体のDX化を支援しております！
求人の募集から適性診断、雇用管理も全て一括で管理できますので、気になる方は下記フォームよりお問い合わせ下さい。